Godkänn förslag
Allt Agent förbereder samlas under Att granska. Du läser varje förslag, godkänner eller avvisar, och inget bokförs utan ditt ja.
När Agent har arbetat åt dig hamnar resultatet inte direkt i bokföringen. Det hamnar i en väntelista, där du läser igenom det och bestämmer om det ska bokföras eller inte. Det här är den plats där löftet om att Agent föreslår och du godkänner blir konkret. Här ser du exakt vad Agent kommit fram till, varför, och vilket underlag det vilar på, innan du fattar beslutet.
Tänk på det som inkorgen för allt Agent vill att du ska titta på. Den ligger i sidomenyns område Att granska, och en sifferbricka visar hur många poster som väntar på dig, så att du aldrig missar att något ligger och väntar.
Att granska, område för område
Att granska är uppdelat i några flikar, eftersom Agent förbereder olika sorters arbete.
Under Förslag ligger de färdiga verifikatutkasten, alltså konteringarna som Agent vill att du ska godkänna och bokföra. Det är den vanligaste fliken och den du oftast återvänder till. Du når den direkt på /oversikt/ai/godkannanden.
Under Att göra samlas uppgifter med en deadline, till exempel en kommande momsperiod eller en Leverantörsfaktura som behöver din uppmärksamhet. Det är påminnelser och uppgifter snarare än färdiga konteringar.
Under Agentåtgärder ligger förslag som agenterna lagt i kö för granskning, och under Deklarationer samlas de deklarationsunderlag Agent förberett inför inlämning. Gemensamt för alla flikar är att inget verkställs utan att du tagit ställning.
Granska och godkänn ett förslag
Öppna Förslag under Att granska
Gå till Att granska i sidomenyn och öppna Förslag. Listan visar de verifikatutkast som väntar på dig. Sifferbrickan på fliken talar om hur många de är.
Granska förslaget
Öppna ett förslag och läs konteringen rad för rad. Agent visar var varje uppgift kommer ifrån, till exempel om ett belopp lästs av ett kvitto, hämtats från banken eller härletts av agenten själv. Den spårbarheten är till för att du ska kunna kontrollera fakta i stället för att lita blint. Stämmer underlaget med konteringen är förslaget redo att godkännas.
Godkänn eller avvisa
Välj Godkänn för att bokföra förslaget, eller Avvisa om det inte stämmer. Ett avvisat förslag bokförs inte och försvinner ur listan. När du godkänner skapas verifikatet, precis som om du bokfört det själv, och det är då, och först då, posten finns i bokföringen.
- Uppdatera hämtar de senaste utkasten manuellt. Nya utkast dyker oftast upp av sig själva medan du har sidan öppen, så knappen behövs mest när du vill kontrollera direkt. Varje utkast godkänner eller avvisar du, och inget bokförs utan ditt godkännande.
Varför godkännandet är ditt ansvar
Att godkänna ett förslag är inte en formalitet, utan din attest av bokföringen. När du klickar Godkänn intygar du att verifikatet stämmer, på samma sätt som om du fört in posten för hand. Därför är det värt att läsa förslaget med samma omsorg som en verifikation du bokför själv. Enligt bokföringslagen kan ingen agent ändra en redan bokförd post, så när något behöver rättas sker det genom en rättelseverifikation som bevarar spåret av vad som ändrades.
Du har sista ordet
Agent föreslår, men du bestämmer. Vissa tyngre godkännanden, som de som bokför i huvudboken, går alltid genom ett mänskligt steg. Det är en medveten ordning, så att ansvaret för vad som hamnar i böckerna alltid stannar hos en människa.