Hantera ordrar
En order är en bekräftad affär på väg mot leverans och faktura. Bekräfta, leverera och fakturera i tur och ordning.
En order är en affär som kunden sagt ja till men som du ännu inte tagit betalt för. Säg att kunden accepterat din offert och du ska leverera en vara nästa vecka och fakturera först därefter. Under tiden lever affären som en order, så att du håller reda på vad som är lovat och vad som är levererat utan att ännu ställa ut något betalkrav. Ordern är alltså ett mellansteg mellan löfte och betalning.
Liksom offerten syns ordern inte i bokföringen. Inget bokförs förrän du fakturerar, och då skapas verifikationen och kundens skuld till dig. Ordern kan börja som en accepterad offert eller skapas direkt, och den följer ett tydligt förlopp fram till faktura. Du arbetar med ordrar under Affär och Ordrar.
Skapa en order
Välj kund
Sök fram kunden i fältet Kund, eller lägg upp en ny med Ny kund. Du kan också utgå från en accepterad offert med Skapa order i offerten, varpå raderna följer med.
Sätt datum
Orderdatum är dagens datum. Under Leveransdatum anger du när varan eller tjänsten ska levereras.
Lägg till orderrader
Skriv en rad per vara eller tjänst med benämning, antal, enhet, à-pris och eventuell rabatt. Redofy räknar ut momsMomsMervärdesskatt. En skatt som läggs på försäljning och redovisas till Skatteverket, normalt månadsvis, kvartalsvis eller helårsvis. och radens netto. Välj Lägg till rad för fler rader.
Spara
Välj Spara. Ordern får status utkast tills du bekräftar den.
- Kund söker du fram, eller lägger upp en ny med Ny kund.
- Orderdatum är dagens datum.
- Leveransdatum är när ordern ska levereras.
- Lägg till rad ger en ny orderrad, med benämning, antal, à-pris, rabatt, momssats och konto.
- Spara behåller ordern som utkast.
Raderna fungerar precis som i en offert, och summeringen till höger visar netto, moms och beloppet att betala. Under det hopfällbara avsnittet Villkor anger du betalningsvillkor, och under Anteckningar en fritext.
Från order till faktura
Ordern går vidare i tre steg, och du klickar dem direkt i orderlistans åtgärdskolumn allteftersom affären rör sig framåt. Välj Bekräfta när affären är fastställd, Leverera när varan eller tjänsten är levererad, och Fakturera när det är dags att ta betalt. Statusen följer med varje steg, från bekräftad till levererad och slutligen fakturerad, så att du och dina kollegor ser exakt hur långt varje order kommit. När du fakturerar gör Redofy en faktura av orderns rader, och du slipper skriva om dem.
Stämmer en order inte längre väljer du Avbryt så länge den inte hunnit faktureras. En avbruten eller fakturerad order är låst och kan inte ändras. Vill du dölja gamla ordrar ur listan arkiverar du dem med papperskorgen, och du tar fram dem igen med Visa arkiverade.
Spåra hela affären
Är ordern skapad från en offert når du förslaget med Visa offert. På samma sätt länkar den färdiga fakturan tillbaka till ordern, så att hela kedjan från offert till betalning hänger ihop. Det gör det lätt att i efterhand följa en affär från första prisförslag till betald faktura.
Läs vidare om hur fakturan hanteras i Skapa en faktura och Skicka en faktura.