Bokföringsinställningar
Regelverk, verifikationsserier, räkenskapsår och periodlås, inställningarna som styr hur bokföringen förs.
Tänk dig att två personer bokför samma slags affärshändelse, men på var sitt sätt. Då blir bokföringen rörig och svår att lita på. Bokföringsinställningarna finns för att det inte ska kunna hända. Här bestämmer du en gång hur saker ska gå till, exempelvis vilket regelverk som gäller och i vilken ordning verifikationerna numreras, och sedan följer programmet de reglerna varje gång, oavsett vem som registrerar posten. Det är fundamentet under hela bokföringen, så det är värt att ställa in rätt från start.
Sidan ligger under Inställningar och Bokföring och är indelad i flikarna Grund, Avstämning, Moms, Fakturering, Periodlås och Mallar. Du behöver inte gå igenom alla på en gång. Redofy fyller i rimliga förval åt dig, och de flesta justerar du först när verksamheten kräver det.
- Periodlås är en egen flik där du låser enskilda perioder.
- Räkenskapsår är en av panelerna under Grund, där du hanterar företagets räkenskapsår.
Under Grund ligger också panelerna för projekt och kostnadsställen, anläggningsregistret och periodiseringar, alla som utfällbara avsnitt.
Grundinställningar
Fäll ut Bokföring - Grundinställningar för de val som styr varje verifikation.
- Bokföringsmetod är fakturametoden eller kontantmetoden.
- Redovisningsregel är regelverket, K2K2Det förenklade regelverk som de flesta mindre aktiebolag följer när de upprättar sin årsredovisning. eller K3K3Huvudregelverket för årsredovisning, som används av större företag och av mindre företag som väljer det., som styr hur bokslut och årsredovisning ställs upp. De flesta mindre aktiebolag följer K2. Regeln låses när det finns en verifikation, eftersom ett byte kräver ett nytt räkenskapsår.
- Räkenskapsårstyp är kalenderår eller brutet räkenskapsår. Även den låses när det finns en verifikation, enligt bokföringslagenBokföringslagenDen lag som styr hur affärshändelser ska registreras och hur ett obrutet revisionsspår ska kunna följas..
I konteringsvyn därunder sätter du bokföringsattest, attestgräns för verifikat, om två attestanter krävs, momsavrundning och basvaluta. Längre ned i samma panel ligger Förvalda verifikationsserier, där du väljer vilken serie varje slags händelse bokförs i: manuella verifikationer i A, kundfakturor i B, kundbetalningar i C, leverantörsfakturor i D, leverantörsbetalningar i E, momsrapporter i M och bokslut i I. Sist väljer du förvalda konton för de vanligaste posterna.
Räkenskapsår
Under panelen Räkenskapsår hanterar du företagets räkenskapsår. Med Skapa lägger du upp ett nytt år, och med Skapa nytt räkenskapsår automatiskt öppnar Redofy nästa år åt dig. Varje år visas med sin period, exempelvis 2026-01-01 till 2026-12-31, och sin status. Ett öppet år går att bokföra i, och när året är klart och avstämt väljer du Avsluta, vilket stänger det.
Periodlås
Fliken Periodlås spärrar bokföringen fram till ett datum, så att redan redovisade perioder inte ändras av misstag. Den ligger på en annan nivå än räkenskapsåret: räkenskapsåret är årscontainern, medan periodlåset sätter en datumspärr inom året.
Fliken har två delar:
- Manuellt låsdatum sätter ett datum som bokföringen låses fram till och med. Datumet kan bara flyttas framåt, aldrig bakåt.
- Automatiskt periodlås låser perioder enligt en regel, exempelvis Månadsvis + 50 dagar, alltså att varje månad låses 50 dagar efter månadens slut. Med Avisera före lås påminns du ett antal dagar innan låset slår till.
Lås en period först när den är avstämd, särskilt efter att moms eller arbetsgivardeklaration har lämnats in.
Låsdatumet flyttas bara framåt
Sätt låsdatumet först när perioden är avstämd. Eftersom datumet bara kan flyttas framåt öppnas en låst period inte igen, så kontrollera avstämningen innan du låser.
Verifikationsserier
Själva serierna, koderna A till N, skapar och listar du under Inställningar, Register och Verifikationsserier. De förvalda serierna ovan pekar in i den här listan.
- Skapa serie lägger till en egen serie. Listan visar varje serie med kod, benämning, om den tillåter manuell kontering och status.
Moms
Under fliken Moms anger du momsredovisningsperiod, alltså om momsen redovisas varje månad, kvartal eller år, tillsammans med de konton och regler som momsrapporten bygger på. Perioden styr hur ofta momsdeklarationen dyker upp och måste stämma med vad du anmält till Skatteverket, annars hamnar inlämningen i otakt. De konton du pekar ut här är de momskoderna kopplas mot, och de avgör vilken ruta i deklarationen ett belopp till slut hamnar i. Du fyller alltså inte i momsrutorna för hand, du ställer in reglerna här och låter Redofy räkna fram dem.
Vissa val låser sig
Redovisningsregel och räkenskapsårstyp går att ändra fritt så länge inget är bokfört, men låses så fort den första verifikationen finns. Det är inte ett fel, utan ett skydd. Att byta mitt i ett räkenskapsår skulle innebära att historik och bokslut redovisades efter två olika regelverk samtidigt. Behöver du byta gör du det i samband med ett nytt räkenskapsår.