Huvudbok
Förstå vad huvudboken är, hur du följer ett konto från ingående till utgående balans och hur du tar ut den som underlag till en revisor.
Huvudboken svarar på en enkel fråga: vad har hänt på ett visst konto under perioden, och hur står det nu? All bokföring landar på konton, exempelvis ett konto för kassa, ett för försäljning och ett för moms. Huvudboken samlar alla bokförda poster och ordnar dem konto för konto, så att du kan följa ett enskilt konto från start till slut. Vill du i stället se posterna i den ordning de bokfördes använder du dagboken, men för att förstå vad som hänt på just ett konto är huvudboken rätt verktyg. Du hittar den under Rapporter och Huvudbok.
För varje konto visas tre saker. Ingående balans är vad kontot stod på när perioden började, alltså det du tog med dig in. Sedan kommer alla händelser under perioden. Utgående balans är vad kontot står på när perioden slutar, vilket är den ingående balansen plus eller minus periodens händelser. Ett saldo som löper med på varje rad visar hur balansen rör sig efter varje post, och det nollställs i början av varje nytt konto.
Läs och ta ut huvudboken
Öppna Huvudbok
Gå till Rapporter och välj Huvudbok. Som standard visas det innevarande räkenskapsåret för företaget.
Avgränsa till det du letar efter
Sätt perioden med Från datum och Till datum. Vill du följa ett enda konto skriver du dess kontonummer i fältet Kontonummer, och letar du efter en viss bokföring filtrerar du på Verifikat. Du kan också söka fritt på en beskrivning eller ett kontonamn. Filtren ändrar bara vilka poster du ser, inte de balanser som räknas fram.
Läs raderna
Varje konto visas som ett block. Överst står Ingående balans, sedan posterna med Datum, Verifikat, Beskrivning, Debet, Kredit och ett löpande Saldo, och längst ner Utgående balans. Debet och kredit är de två sidor varje bokförd post har, och saldot visar hur kontot rör sig efter varje rad.
- Exportera CSV sparar huvudboken som fil, exempelvis till en revisor.
- Skriv ut tar ut den på papper eller som PDF.
Med fälten för period, kontonummer och verifikat avgränsar du listan. Varje konto visas med ingående balans, posterna i perioden och utgående balans.
Vad debet och kredit betyder, kort
Varje bokförd post har två sidor som alltid är lika stora, en debet och en kredit. Vilken sida som ökar saldot beror på kontotypen, och det är inget du behöver räkna ut själv eftersom huvudboken visar den löpande balansen åt dig. Det viktiga för dig är att följa saldot, alltså vart kontot tar vägen, snarare än att tolka debet och kredit var för sig. Vill du förstå grunderna djupare finns en genomgång under Debet och kredit.
Om en utgående balans ser fel ut
Huvudboken räknar bara på det som är bokfört. Ser en utgående balans fel ut är det nästan alltid en post som saknas eller en post som hamnat på fel konto, inte ett räknefel i rapporten. Använd verifikatfiltret eller sök på beskrivningen för att hitta den post du misstänker, öppna den i bokföringen och rätta den där. Eftersom en bokförd post inte får ändras i efterhand sker rättelsen genom en rättelseverifikation som bevarar spåret.
Exportera underlaget
Du kan välja Skriv ut eller Exportera CSV för att ta med huvudboken till en revisor eller spara den som underlag. Huvudboken är en av de rapporter en revisor oftast ber om, så det är värt att veta var den ligger.