Arbetsgivardeklaration

Förstå vad arbetsgivardeklarationen är, hur Redofy bygger den ur dina lönebesked och hur du granskar den per anställd och lämnar in den tryggt.

Varje månad du har betalat ut lön ska du tala om för Skatteverket hur mycket du betalat ut och hur mycket skatt och avgifter det medför. Det gör du i arbetsgivardeklarationen. Den innehåller två delar. Den ena är skatten du redan dragit av från de anställdas löner och håller åt staten, precis som du håller moms åt staten. Den andra är arbetsgivaravgiften, en avgift du som arbetsgivare betalar ovanpå lönen för att finansiera bland annat pension och sjukförsäkring. Båda ska in på företagets skattekonto den tolfte i månaden efter att lönen betalats ut.

Räkneexemplet gör det konkret. Betalar du ut 30 000 kronor i bruttolön drar du av ungefär 7 000 kronor i preliminärskatt som du redan hållit inne, och ovanpå lönen tillkommer arbetsgivaravgift på drygt 9 000 kronor. Det är de två sista beloppen, alltså den avdragna skatten och arbetsgivaravgiften, som du betalar in till Skatteverket. Den anställde får sin nettolön och du redovisar resten.

Sedan några år lämnas deklarationen på individnivå. Det betyder att du redovisar lön och skatt för varje anställd för sig, inte bara en klumpsumma för hela företaget. Redofy hämtar alla uppgifter direkt från lönebeskeden och bygger deklarationen åt dig, så du fyller aldrig i något för hand. Ditt arbete är att kontrollera att lönerna är utbetalda, granska sammanställningen och lämna in. Sidan ligger under Deklarationer och AGI.

Innan du börjar

Överst ser du tre kort med årets siffror så här långt. Att betala är summan av avdragen skatt och arbetsgivaravgift, alltså det företaget ska betala in. Arbetsgivaravgift och Avdragen skatt visar de två delarna var för sig. Under korten ligger listan Perioder att hantera, en rad per skatteperiod med status, antal anställda, belopp att betala och förfallodag.

Förfallodagen är vanligen den tolfte i månaden efter löneutbetalningen. Du behöver inte hålla reda på datumet på egen hand. När en period närmar sig sin förfallodag varnar Redofy dig, och en period som passerat sitt datum visas tydligt.

Så lämnar du in arbetsgivardeklarationen

1. Skapa underlaget för perioden

   Hitta skatteperioden i listan Perioder att hantera och välj Skapa. Redofy går igenom alla lönebesked med utbetalningsdatum i perioden och bygger en deklaration med uppgifterna per anställd. Står flera perioder i listan tar du den äldsta först, eftersom de hänger ihop i tur och ordning.

2. Kontrollera att lönerna är utbetalda

   Ett underlag kan vara preliminärt om inte alla lönebesked i perioden är markerade som betalda. Då visas en varning, och AGI-filen går inte att ladda ner förrän lönerna är utbetalda. Det är en medveten spärr, eftersom du bara ska redovisa lön som faktiskt har betalats ut. Saknas en betalning går du tillbaka till lönekörningen och markerar den som betald, och väljer sedan Skapa om här.

3. Granska uppgifterna per anställd

   Öppna perioden. Du ser en rad per anställd med bruttolön, eventuella förmåner, arbetsgivaravgift och avdragen preliminärskatt, samt en betalstatus. Längst ner summeras allt och du ser totalt att betala. Stäm av att lönerna ser rimliga ut och att alla anställda finns med. Skulle någon ruta se konstig ut är felet nästan alltid i lönebeskedet, inte i deklarationen, så rätta det i lönekörningen och skapa om.

4. Ladda ner AGI-filen och lämna in den

   När underlaget stämmer laddar du ner AGI-filen. Det är en fil i det format Skatteverket vill ha. Logga in på Skatteverkets e-tjänst för arbetsgivardeklaration, ladda upp filen där, eller fyll i uppgifterna för hand om du hellre vill det. Du kan öppna e-tjänsten direkt från knappen bredvid. Har du anställda som varit sjuka, vårdat barn eller varit föräldralediga finns även en separat frånvarofil att ladda ner, som Skatteverket vidarebefordrar till Försäkringskassan.

5. Markera perioden som inlämnad

   När du lämnat in deklarationen hos Skatteverket väljer du Markera inlämnad. Då räknas perioden som klar och Redofy stämmer av den mot lönebeskeden. Bokför till sist betalningen när den dras från skattekontot.

1. Skapa påbörjar en arbetsgivardeklaration för en skatteperiod.
2. Markera inlämnad bockar av en period när du har lämnat in den på annat sätt. Bredvid ligger Öppna, Skapa om, Skriv ut och AGI-fil.

Korten högst upp visar att betala, arbetsgivaravgift och avdragen skatt, och längst ned listas perioderna att hantera, varje rad med skatteperiod, status, antal anställda, belopp att betala och förfallodag.

Vad statusen på en period betyder

Varje period bär en status som talar om var den befinner sig. Ej skapad betyder att underlaget ännu inte byggts. Preliminär betyder att underlaget finns men att alla löner inte är utbetalda, så det är inte klart att lämna in. Felaktig betyder att Skatteverket inte tar emot underlaget via fil, vanligen för att en post blivit negativ, och då behöver du korrigera lönebeskeden och välja Skapa om. Skapad betyder att underlaget är klart att lämna in, och Inlämnad att perioden är avklarad. Statusen är din genväg till att se vad som återstår på en rad.

Om en siffra ser fel ut

Beloppen i deklarationen är aldrig bättre än lönebeskeden de bygger på. Ser arbetsgivaravgiften eller skatten konstig ut för en anställd är förklaringen nästan alltid att något i lönebeskedet behöver rättas. Rätta lönebeskedet i lönekörningen och välj sedan Skapa om på perioden, så byggs underlaget på nytt med rätt siffror. Du raderar aldrig en deklaration för hand. Behöver du komplettera en redan inlämnad period finns en rättelsefunktion som skapar en tilläggsrapport med skillnaden, så att spåret av vad som ändrades bevaras.

Årsavstämningen mot kontrolluppgifterna

Längst ner på sidan finns en avstämning mellan dina inlämnade arbetsgivardeklarationer och de kontrolluppgifter som sammanställs en gång om året. En kontrolluppgift är den årssammanställning per anställd som ligger till grund för deras inkomstdeklaration. Summan av månadens deklarationer ska stämma med årssammanställningen. Visar avstämningen drift, alltså att något inte går ihop, pekar Redofy ut vilka månader det gäller så att du kan rätta dem innan årssammanställningen skickas.

Senast uppdaterad 2026-06-13.